Dalam bisnis tentu saja tidak mudah dari mengatur setiap informasi dalam bisnis, setiap penghasilan, pembelian harus tercatat di dalam buku, kemudian ketik manual di excel, belum lagi harus beli kembali materialnya atau pengiriman barangnya. Semakin susah lagi jika perusahaan punya banyak karyawannya, informasinya bisa salah, komunikasi ada yang kurang jelas, data ada yang corrupt, hilang, atau tidak lengkap. Meskipun dalam perusahaan memiliki masalah itu, solusinya itu sistem ERP.

ERP itu akan membantu dengan menyediakan cara untuk mengatur bisnis anda. Bantuannya itu seperti sentralisasi data dari berbagai pihak pekerja yang berbeda, menyatukan semua informasi kebutuhan bisnis dalam satu software sehingga tidak perlu sampai membuat ratusan catatan. Penyediaan informasi tersebut bisa menyatakan bahwa barang tersebut tersedia dan bisa juga menunjukan dimana barang tersebut berada. Menarik tidak? Jika ada rencana untuk memiliki akses tersebut, maka mari terlebih dahulu untuk pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan ERP.

Daftar Isi

1. Apa itu ERP?

2. Konsep Penerapan ERP dalam Bisnis

3. Mengapa perlu ERP?

4. Apa bedanya dengan perusahaan yang memakai ERP dengan yang tidak?

5. Apakah bisnis besar lebih cocok menggunakan ERP daripada bisnis kecil?

6. Modul ERP

7. Kesimpulan

 

Apa itu ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah program software yang dibuat untuk membantu perusahaan ‘Enterprise’ yang besar dalam proses bisnis. Mengapa begitu? Karena ERP mengatur laju dari informasi, barang, dan keuangan dalam perusahaan tersebut, dan secara langsung semua itu merupakan bagian dari bisnis.

ERP mengatur seperti sistem yang sebelumnya yaitu MRP. Material Requirement Planning itu adalah perencanaan untuk mendapatkan material yang dilaksanakannya sesuai jadwal untuk produksi, yang dipakai sejak tahun 1970-an. Sistem tersebut berkembang seiring waktu menjadi ERP sekitar tahun 1990-an sampai tahun 2010 dimana fungsi ERP memberikan akses berdasarkan web melalui cloud ERP yang memberikan kemudahan seperti akses melalui handphone dengan integrasi penyediaan solusi security, internet of things, internet of everything, penggunaan sosial media seperti pengiklanan, E-commerce, dan sebagainya. Singkatnya sistem dan konsep ERP berkembang sesuai teknologi dengan zaman kini.

 

Konsep Penerapan ERP dalam Bisnis

---

Untuk melakukan bisnis model dari tabel tersebut berbagai hal dilakukan secara berproses dalam memenuhi keinginan dan kepuasan dari pelanggan. Itu juga hanya satu proses yang dilaksanakan belum lagi jika banyak orang yang demand. Jika memang sudah memenuhi dan memberi kepuasan terhadap pelanggan mungkin saja hal tersebut sudah berjalan dengan baik.

Tetapi jika ada permasalahan seperti produk pelanggan terjadi kerusakan pada saat pengiriman, maka akan ada proses return/pengembalian produk rusak tersebut untuk ada penggantinya. Maka ada area fungsional seperti receipt pengembalian barang rusak yang bagian kerjanya Customer relationship management. Tetapi tidak hanya berhenti disitu, perbaikan dari produk, pengiriman kembali produk yang sudah terperbaiki dan hal-hal yang berkorelasi jugalah merupakan bisnis proses, dimana banyak bisnis fungsional akan berusaha mencapai keberhasilan dalam mengisi keinginan dan kepuasan pelanggan.

Terutama pada perusahaannya, jika mereka tidak berkomunikasi atau berkoordinasi secara bagus maka akan berkesulitan dalam memproduksi produk yang baik, maka konsistensi dalam keberhasilan produksi dan penjualan, sampai pengiriman barang tidak akan meningkat dalam jangka lama. Semua tersebut perlu perapian, pengiriman, dan pembagian informasi yang lebih efektif dan efisien, seperti area fungsional untuk melaksanakan proses bisnis tersebut secara semaksimal mungkin. Solusinya? ERP. ERP memudahkan permasalahan ini dengan Integrated information system.

Jika Integrated information system tidak ada, maka semuanya akan berjalan sesuai kasus yang dijelaskan. Secara contoh dalam area fungsional tersebut perlu print dari data diluar area orang tersebut kemudian memasukin manual data ke area fungsional dia sendiri yang membutuhkan waktu, kerja lebih, dan bisa tidak akurat. Konsep integrated information system bisa dibilang cara untuk sentralisasi data dari area fungsional yang berbeda sehingga tidak perlu tambahan kerja tersebut karena sudah dapat langsung diakses dari area fungsional masing-masing.

 

Mengapa perlu ERP?

ERP menyatukan berbagai software yang bertindak untuk membantu departemen tertentu dari perusahaan dalam menyelesaikan tugas dan mempercepat proses yang membutuhkan akurasi data tetapi juga waktu yang banyak. Sebagai contoh sebuah perusahaan memiliki area fungsional Marketing and Sales.

Marketing sales perlu mengatur berbagai data yang penting dan berasal dari berbagai area fungsional lainnya, seperti pelanggan berkomunikasi dengan marketing sales dengan menelepon, Email, ataupun web, pekerja tersebut perlu mencatat datanya. Marketing sales juga perlu untuk merancang produk dengan pembagian informasi produk dengan SCM, kemudian komunikasi analisis harga yang dibutuhkan dalam produksi, data sales order dan apa yang bisa didapatkan dari perusahaan ketika ada penjualan bersama area fungsional Accouting and Finance, lalu marketing sales akan berkomunikasi dengan HR mengenai orang yang akan atau ingin bekerja di perusahaan dengan informasi pekerjaan, kemampuan calon pekerja tersebut, dan hal lainnya. Kembali lagi dengan data pelanggan yang pernah membeli dan menginginkan untuk membeli lagi atau membeli produk lainnya yang tersedia. Kemudian semua proses ini berbeda dengan area fungsional lain seperti Accounting and Finance, SCM, HR yang perlu berinteraksi, komunikasi data dalam perusahaan tersebut. 

Dengan hal tersebut bisa dibilang merupakan tantangan yang perlu dihadapi oleh area fungsional masing-masing akan tetapi jika ada cara yang lebih mudah tentunya banyak orang akan lebih memilih cara yang lebih mudah. Dengan begitu, sistem ERP disediakan dan dikembangkan. Kita akan melihat salah satu solusi yang disediakan ERP untuk permasalahan dari area fungsional Marketing sales, pembagian informasi kepada area fungsional lain. Jika data dari Marketing sales dan Accounting and Finance disatukan (integrasi mengenai sentralisasi data dan penerapan real-time data), maka Marketing sales hanya perlu satu kali mengumpulkan data mengenai sales order kemudian Accounting and Finance dapat langsung membagikan data finansial tanpa berkomunikasi berulang kali mengenai konfirmasi jika data telah disiapkan atau sudah benar. Kasus lain seperti pelanggan dapat langsung melihat data mengenai kondisi order yang diinginkan pelanggan dalam perusahaan tanpa berkomunikasi dengan marketing sales yang mungkin sibuk dalam bekerja atau menyiapkan hal lain.

Singkatnya : Perusahaan pasti memiliki area fungsional yang bertugas dalam mengatur dan membagi berbagai data yang diperlukan oleh area fungsional lainnya dalam tujuan menyelesaikan produk. Jika berkesulitan maka ERP bisa menjadi solusi yang ideal bagi semua area fungsional dalam perusahaan termasuk juga pelanggannya.

 

Apa bedanya dengan perusahaan yang memakai ERP dengan yang tidak?

---

Jika secara generalisasi dan apa yang ERP dapat berikan kepada perusahaan :

• ERP dapat mengurangi, dan menghapus data yang bersifat duplikat, yang akan mempercepat beberapa proses seperti pencatatan data tertentu. Karena proses tersebut lebih cepat maka penghasilan produk juga lebih cepat dan memberikan kesempatan untuk pekerja melakukan hal yang lain, yang berarti penghasilan dan keberhasilan perusahaan semakin banyak dan efisien. Dalam kompetisi antara perusahaan yang tidak memakai akan lebih lambat dan dapat melakukan kesalahan daripada yang memakai ERP.
• Karena ketersediaan informasi yang bersifat real-time dan data bersifat sentral maka ERP memudahkan perusahaan untuk membangun kepercayaan dan relasi secara lancar tidak hanya pelanggan tetapi juga sesama pekerja. Tetapi perlu juga konsiderasi bahwa orang yang bekerja dalam perusahaan perlu memahami cara kerja ERP dan pelatihan dalam aktivitasnya agar hal yang menguntungkan tersebut dapat tercapai. Sebaliknya jika tidak dipahami maka sama saja bahwa orang tersebut tidak memiliki informasi yang disediakan ERP ataupun terlalu bersantai dan berpikir bahwa semuanya akan dikendalikan oleh ERP sehingga tidak membuat analisis yang lebih mendalam mengenai perencanaan dan implementasi yang baik seperti pelatihan dan edukasi dari sistem ERP (yang mengakibatkan tidak/kurang paham mengenai ERP, apalagi karena kompleksitas pengetahuan ERP)
• Perusahaan besar yang memiliki koneksi internasional biasanya akan memiliki integrasi global seperti dalam negeri dan luar negeri akan memiliki akses yang mudah, dari data bahasa dalam negeri akan langsung dapat dipahami dari luar negeri karena bahasa data tersebut akan sesuai tanpa masalah, sampai penyelesaian masalah currency yang dipakai luar negeri dengan yang dalam negeri. Sehingga tidak perlu menghadapi batasan bahasa yang membutuhkan lebih banyak waktu dalam mengendalikan permasalahan akurasi bahasa, dan waktu dalam proses keuangan dalam negeri dengan luar negeri.
• Dalam kondisi tertentu sebagai contoh perusahaan besar, bisa mendapatkan peningkatan dalam keuangan tanpa memerlukan lebih banyak pekerja lainnya. Teorinya dari perusahaan bisa memerlukan 100 orang pekerja hanya untuk penyerahan dan persiapan data dalam waktu 5 hari, sementara ERP mengurangi proses tersebut menjadi 2-10 orang pekerja dan butuh waktu sekitar 1 hari. Kemudian lebih cepat, berkurangnya kemungkinan untuk terjadi permasalahan akurasi data, dan kualitas dapat lebih baik berarti pelanggan dapat lebih percaya. Jika lebih percaya maka pelanggan yang sama akan lebih memilih perusahaan tersebut daripada perusahaan yang lain, bisa juga untuk merekomendasikan secara review atau langsung pada pelanggan baru berarti penghasilan lebih banyak.

Alternatifnya perspektif pada perusahaan yang tidak memakai :

• Perusahaan tersebut tidak dapat menyediakan solusi terbaik dalam semua situasi. Contohnya ketika produksi dalam perusahaan yang kurang efisien atau tidak dalam kualitas terbaik dikarenakan tidak dapat menemukan pembelian supply yang lebih terpercaya atau lebih baik dari yang sekarang, waktu yang diperlukan dalam menemukan solusi tersebut karena akan bergantung pada yang bertanggung jawab. Sama kasusnya pada perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP, dimana data telah tersediakan tetapi tidak dipakai juga.
• Perusahaan bisa lebih konsisten pada proses bisnis yang sudah terbiasa seperti melalui pengalaman bisnis, tetapi pasti susah dalam mengembangkan cara baru mendapatkan peningkatan profit dan jelas akan berkesulitan dalam berkompetisi dari perusahaan yang sudah dan bisa memakai ERP. Contoh konsistensi tersebut seperti kasus akan kemungkinannya ada kerusakan produk, dengan selesainya produksi dan pengiriman maka akan ada tim yang bersiap dalam menerima komunikasi dari pelanggan dan telah menyiapkan material. Permasalahan tersebut memiliki solusi dengan menunggu jika pelanggan berkomunikasi mengenai adanya kerusakan produk. Jika tidak ada komunikasi tersebut maka bisa digunakan material tersebut untuk pelanggan lain yang ingin membeli produk tetapi sekaligus juga persiapan dalam situasi tersebut membuat ada kelebihan material yang berarti pemakaian uang lebih dalam pembelian material .
• Tidak mengambil resiko ERP. Banyak laporan terkait awal implementasi awal ERP bahwa hanya sedikit perusahaan yang langsung mendapat profit dan berhasil dalam pemasangan ERP. Faktor : ada perusahaan yang tidak siap dengan ERP karena kurangnya pemahaman proses bisnis dan tidak siap dalam perubahan proses bisnis dapat mengakibatkan pembuangan keuangan dan waktu dalam membuat software, dimana performa perusahaan sama sekali tidak meningkat.
• Karena membutuhkan banyak pekerja dalam penugasan tertentu sebagai contoh butuh akurasi data = membutuhkan banyak tenaga kerja + pekerjaan yang berulang. Untuk mencapai tersebut maka pembayaran pada masing-masing dari banyak pekerja bisa menyulitkan perusahaan dalam menghitung profit, belum lagi dalam memandang secara manual bagaimana performa dari masing-masing pekerja untuk mencocokan bagian pekerjaan dan berbagai konsiderasi faktor lainnya. Jika tidak mencapai dengan kesesuaian maka dapat berakibat dalam kesalahan pembelian material karena ada kesalahan data berkaitan dengan target produksi. 

Singkatnya : Jika melihat perusahaan yang memakai ERP bisa menguntungkan jika dijalankan dengan tepat, akan tetapi diperlukan pengetahuan sistem ERP, cara untuk memberikan pelatihan kepada pekerja baru atau yang tidak memahami ERP, dan tidak terlalu bersantai atau hanya mengandalkan sistem ERP tersebut. 

 

Apakah bisnis besar lebih cocok menggunakan ERP daripada bisnis kecil?

---

“Mengapa perlu ditanyakan? Bukankah ERP menguntungkan sangat banyak sehingga tidak perlu memikirkan bisnis besar atau kecil?”

Jika melihat cocok atau tidaknya ERP, kita perlu melihat berbagai perspektif dari perusahaan masing-masing. Pertama kita akan melihat kegunaan generalisasi ERP bagi bisnis dimana bantuan seperti perencanaan inti dari perusahaan. Tentunya paling banyak terbantu atau secara maksimal terhadap perusahaan yang besar seperti kegunaaan dalam profit perusahaan, perencanaan cara kerja bisnis mereka, sampai evaluasi efisiensi dan efektivitas dari perusahaan tersebut. Karena perusahaan besar memiliki permasalahan yang lebih besar sebagai contoh mengatur setiap area fungsional dalam pembagian perusahaan tersebut akan lambat, kemungkinan kesalahan pendataan yang dapat diselesaikan oleh sistem ERP. Ada juga waktu yang diperlukan untuk mengatur proses bisnis tertentu seperti prospecting-acquiring-servicing-retaining yang terbantu dari ERP. Lanjutnya bagian perusahaan yang perlu melihat bagaimana harus menangani keuangan dari penggunaan untuk marketing, proses procuring, pengaturan penerimaan keuangan dari pelanggan yang semua hal tersebut teratur oleh ERP.

Lanjutnya bagian perusahaan dalam menyediakan perencanaan secara keseluruhan melalui ERP mengenai alat pengawasan dari proses bisnis yang berbentuk otomatis seperti marketing service dalam web dimana pelanggan akan mengecek atau mencari produk/jasa yang diinginkan, ada juga pembelian material secara otomatis karena adanya kekurangan dari inventory, percepatan sales semuanya dikendalikan dari sistem dan diberikan pengawasan bagi manajer/pekerja : persiapan analisis data, success measurement, data profil pekerja-penjual, yang bertujuan improvisasi strategi dan performa yang dimiliki dari perusahaan untuk mencapai pengurangan harga operasional dan peningkatan pendapatan perusahaan.

ERP sistem kurang lebih akan memberikan kegunaan yang sama bagi bisnis yang kecil tetapi tentunya pada skala yang lebih kecil yang biasa disebutkan sekitar dibawah 1000 (menengah) dan 500 pekerja (kecil). Memasuki cara pemasangan ERP pada perusahaan masing-masing, dimana harga implementasi ERP akan memerlukan sekitar $100.000 sampai $30.000.000 secara maksimal yang berdasarkan faktor tertentu. Secara konsiderasi yang dapat dilakukan bahwa investasinya sama berat bagi perusahaan kecil dan perusahaan besar sehingga perlu konfirmasi dari perusahaan masing-masing untuk sudah memiliki pengetahuan yang diperlukan untuk menggunakan ERP secara semaksimal mungkin dan tahu jika dapat menguntungkan bagi perusahaan tersebut. Perlu dipikirkan juga bagian yang dikerjakan perusahaan, tentunya memang berguna bagi bisnis tetapi jika tidak dapat berintegrasi sesuai dengan kegunaan ERP dengan pekerjaan sebagai contoh dimana penerapannya membutuhkan untuk membeli asset yang berbeda agar ERP bekerja sehingga perlu juga proses perubahan rencana kerja, contoh lain pada modul inventory management tidak dapat melacak ataupun mencatat otomatis informasi berkaitan dengan barang tersebut yang tidak hanya akan menghalangi implementasi ERP tetapi juga pengurangan besar kegunaan ERP yang memerlukan interaksi antar modul. Ada lagi pemahaman bahwa implementasi ERP tidak mudah, membutuhkan waktu banyak sampai setahun. Kemungkinan besar gagal ketika waktu melebihi dari prediksi dan perencanaan ini karena bisa dibilang menguras uang, waktu, dan tenaga, kemungkinan lain seperti perubahan perencanaan dimana beberapa perancangan telah selesai menyebabkan implementasi dari menambah waktu. Ada juga kasus dimana setelah investasi ERP dan sudah berhasil diimplementasikan tetapi setelah kali pemakaian tidak ada peningkatan sesuai ekspektasi berdasarkan keuntungan bisnis.

Hal lain yang ada sebagai pilihan yaitu ERP yang bersifat instalasi paket seperti SAP ERP, Oracle ERP, Epicor ERP, Exact ERP, Infor ERP, dan lainnya yang menyediakan untuk bisnis kecil dalam penggunaan ERP. Sebenarnya tidak jawaban lengkap mengenai bagaimana perusahaan perlu memilih ERP, hal ini dikarenakan kompleksitas dari paket software ERP tersebut yang menyebabkan adanya perlu pembelajaran dari perusahaan yang ingin mencoba untuk membeli ERP dapat dilaksanakannya konsultasi dengan tim atau perusahaan tertentu berdasarkan keperluan. Konsultan biasanya akan memilih ERP yang dapat dipilih atau rekomendasikan, dengan penjelasan penuh mengenai masing-masing bagian modul ERP.

 

Modul ERP

---

Melalui modul ERP ini, akan menjelaskan lebih lengkap apa kegunaannya ERP berdasarkan yang dapat diintegrasikan. Modul ERP terbagi dalam 3 inti, yaitu:

1. Modul Fungsional,

2. Modul Teknikal,

3. Modul Aplikasi

1. Modul Fungsional

Accounting and Finance:

Modul ini bertanggung jawab menyiapkan rekaman transaksi, keuangan seperti dalam general ledger (G/L). Ada bentuk integrasi seperti

• Account payable : menyiapkan data dan mengatur cash-flow. Pembayaran otomatis akan terlaksana kepada pekerja secara otomatis beserta informasinya.
• Account receivable : merekam pembayaran pelanggan, dan membisakan juga pengingat pembayaran kepada pelanggan.
• Profit tracking : memperlihatkan keseluruhan bagaimana perusahaan menggunakan keuangan dan dapat digunakan untuk menghitung pendapatan perusahaan
• Multi-Currency management : pengaturan proses secara otomatis berkaitan dengan pembelian dan penjualan yang bersifat luar negeri
• Tax management : penyediaan rapi tentang pajak dan sales
• Fixed asset management : untuk mencatat kondisi asset terakhir dari perusahaan

Singkatnya modul ini membantu mengendalikan balance sheets, pencatatan dokumen data secara digital, verifikasi tagihan (bill), penjadwalan, general ledger, pembayaran cash/credit yang masuk, keluar dan juga receiptnya.

Production Planning and Control:

Modul ini mengatur perencanaan dalam proses manufacturing, perencanaan dalam design produk dengan penyediaan framework, rekaman produksi, dan pengiriman produk kepada pelanggan. Beberapa fitur yang ada pada modul ini :

• Evaluasi produksi dengan ketersediaan material dan waktu pembeliannya + Mesin yang tersedia dengan kapasitasnya
• Master production schedule (MPS) : membantu dalam jadwal dalam material tertentu atau produk di produksi dalam waktu yang diberikan, biasanya dibuat dari software dan dapat diatur
• Capacity planning : Memberikan info mengenai kapasitas dari organisasi untuk manufaktur produk sesuai dengan permintaan
• Definisi Bill of Materials yang tersedia untuk semua produk dalam angka yang dapat disesuaikan
• Materials requirement planning (MRP) : proses perencanaan yang berdasarkan total mesin dan kapasitasnya, material yang dimiliki atau waktu pembelian produk, yang akan diproses untuk memberikan kuantitas produksi dan dalam pemakaian maksimal/terbaik
• Opsi untuk merubah perencanaan produksi dari prioritas produksi atau kuantitasnya, perencanaan target produksi harian, penyiapan otomatis menyiapkan pekerjaan order berdasarkan produksi
• Analisis dari utilisasi mesin, kemampuan mesin, laporan yang berkaitan dengan produksi

Modul ini juga menjaga kelancaran produksi karena berkurangnya cost produksi dan persiapan yang tersedia, peningkatan akurasi produksi agar tidak ada kerugian, penyiapan kualitas dan kecepatan produksi, peningkatan kapasitas produksi dalam singkronisasi.

Objektif modul Production Planning dengan menyatakan kapasitas produksi, kemungkinan permintaan dan spesifikasi pelanggan, kendali penuh atas inventory, penjagaan dan kendali atas sisa pembuangan, dan perencanaan jika ada kehilangan kendali dengan skenarionya.

Tipe perencanaan produksi :

• Project-based atau work-based : fokus satu produk dikerjakan oleh satu sampai beberapa orang, berdasarkan kebutuhan pelanggan.
• Flow production method : tidak berhenti dalam jalur produksi, yang biasanya barang elektronik, membantu manufacturer mengurangi waktu dan cost
• Mass production method : tidak berhenti dalam jalur produksi, dan biasanya jumlah yang besar sehingga bersifat otomatis biasanya
• Process production method : tidak berhenti dalam jalur produksi, tetapi dalam konteks tidak dapat terhitung, seperti cairan, kimia, dan gas
• Batch production method : produk yang manufakturnya dalam kelompok, seperti coklat

Key performance indicator : review production planning = Pengeluaran saat produksi, pemakaian kapasitas yang bisa direncanakan, melihat waktu produksi dengan perencanaan waktu produksi, produktivitas pekerja, takt time.

Permasalahan yang dapat terjadi ketika : tidak memikirkan kemungkinan akan permasalahan, memakai software saja tanpa mengecek material, barang atau mesin, dan meninggalkan perlengkapan dapat membuat permasalahan produksi.

 

Purchase Module

Modul ini menyediakan jalur procurement untuk pembelian material atau barang mentah, yang prosesnya tidak sekedar identifikasi dan preparasi supplier, tetapi juga proses billing termasuk. Procurement module berintegrasi dengan inventory dan production planning dengan supply chain management. Fitur yang biasa tersedia :

• Mempersingkat proses pembayaran material, penulisan data pengajuan untuk pembelian, proses invoice, perulangan, dan terkadang dapat dilakukan secara otomatis
• Memberikan data lengkap mengenai supplier/subcontractor/Service provider
• Quotation dari supplier yang berbeda-beda dan metode validitasnya
• Memiliki akses dan catatan data berkaitan dengan purchase order termasuk pembatalan dan penutupan
• Otomatisnya purchase requisition berdasarkan MRS
• MIS untuk evaluasi vendor berdasarkan kualitas, harga, dan waktu pengiriman
• Laporan lengkap dari purchase order, order, pajak, dan diskon termasuk juga yang pernah tercatat
• Mengatur budget secara real-time, internal approval proses juga menjadi lebih mudah
• Fleksibilitas dalam pembuatan purchase order dalam bentuk domestik atau luar negeri

Prosedur pembelian dapat dilihat dibawah :

Purchase Requisition (Permintaan pembelian) > Purchase Order > Review and Approval > Request for Quotation > Matching of Documents > Invoice Approval and Payment.

 

Inventory Module

Modul ini bertindak dalam penyediaan informasi mengenai lokasi dari setiap barang dalam inventory seperti barang mentah/material sampai produk jadi.

Beberapa fitur dari modul Inventory :

• Warehouse Management : meningkatkan bisanya akses pandangan warehouse management system, yang real time dengan sistem inventory dan mengurangi negative inventory
• Mengatur pembelian, sales order, dengan menuliskan setiap bagian yang berkaitan dengan pembelian dan sales order tersebut
• Pembayaran gateway membisakan inventory module untuk membeli atau menjual barang dari inventory
• Kemudahan identifikasi barang, angka, lokasi dengan inventory record.
• Ketersediaannya Business-to-Business E-commerce
• Laporan Analitik menyediakan data keseluruhan aspek bisnis, dengan kendali inventory dan analitiknya.
• Quality Control berdasarkan QC parameters, dengan klasifikasi barang yang berbeda-beda
• Kondisi barang dalam kuantitasnya, dari tersedia, reserved, ordered, to order, rejected, defective, re-workable quantities
• Bisanya akses melalui alat manapun jika adanya integrasi cloud sistem, yang dapat berguna dalam pengurangan kemungkinan kehabisan stock, membuat inventory valuation yang didasari replacement cost, accounting cost, special cost, average cost
• IoT sensor yang dapat digunakan untuk melacak setiap inventory secara real-time, dengan blockchain yang dapat membuat bukti transaksi yang terjaga dan transparan (immutable ledger/audit trail)

 

 

Sales Module

Modul ini merupakan salah satu modul yang hampir selalu ada berkaitan dengan sistem ERP. Modul ini memiliki implementasi sales planning, order placement, order scheduling, shipping, dan invoice. Modul ini juga berinteraksi dengan CRM sistem. Modul ini memiliki fitur :

• Mengecek ketersediaan barang, harga barang dan service seperti diskon dan rebate kepada pelanggan
• Membentuk bills atau invoice
• Informasi secara detail mengenai material yang dimiliki dan dinilai berdasarkan kondisi
• Memiliki target setting bagi eksekutif
• Data lengkap mengenai order, dari kalkulasi harga, sejarah order amendment, proses order, penjadwalan order, dan otoritas dengan kendali order(invoice juga).
• SalesForce Automation, dari detail daerah produk competitor, jadwal kepergian marketing eksekutif dan pemakaian keuangan.
• Pembentukan order yang berbeda tipe dapat disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan
• Integrasi CRM melalui internet, pelanggan dapat mengajukan pertanyaan dan sales order melalui web.
• MIS untuk analisis sales trend kepada projek dan forecast sales
• Surat kredit secara mendetail
• Stock transfer antar gudang bagi perusahaan yang memiliki banyak tempat
• Dokumen ekspor lengkap untuk perusahaan yang berdasar orientasi ekspor
• Data lengkap mengenai pelanggan, business partner, dan dealers. Termasuk detail bank, TDS, kontak, dan limit kredit.
• Banyaknya pengiriman tentang satuan sales order
• Berbagai pengiriman lokasi bagi pelanggan dan dealers
• Pelacakan stock-to-dock yang lengkap mengenai sales order processing cycle

Sales module juga memiliki interaksi dengan accounts receivable, accounts payable, general ledger, human resource module untuk melacak performa pekerja, customer relationship manager untuk melacak data pelanggan dan modul inventory.

Singkatnya sales module berguna dalam :

• Menyediakan data mendetail dari pelanggan, sales, distribusi, marketing, dan customer service secara terapikan dan real-time
• Karena pencatatan yang mudah untuk interaksi dan real-time maka lebih terjamin dalam akurasi data
• Peningkatan performa pekerjaan dengan efisiensi yang tinggi, karena modulnya dapat update data, jadwal meeting, notifikasi follow-up, dan sebagainya
• Meningkatkan kooperasi secara internal, dengan akses data yang terbagi.

Sales order biasanya akan terlihat seperti gambar di atas.

Prosesnya bisa dengan :

• Pelanggan mempertanyakan tentang requisition untuk quotation dari penjual
• Penjual menyediakan quotation kepada pelanggan
• Jika diterima dari pelanggan maka dia akan purchase order kepada penjual
• Kemudian sales order akan dibuat oleh penjual, dimana vendor akan mengirim sales order kepada pelanggan untuk mengecek kembali
• Berdasarkan order, penjual mengirim produk atau servicenya
• Penjualnya akan menyediakan invoice dan dikirim kepada klien
• Pelanggan akan membayar sesuai dengan invoice dalam jangka waktu

Sales order memiliki sistem otomatis dalam alokasi sumber daya yang dimulai dengan procurement material dari stock secepat mungkin ketika sales order terbentuk > dilanjutkan sales order sampai pada packing department ketika produk yang telah disorder telah selesai dikumpulkan > invoice akan otomatis terbuat akan siap untuk dikirimkan dengan sales order, pajak, dan biaya kirim.

 

Human Resources Module

Modul ini secara rutin mengatur keseluruhan database mengenai pekerja, informasi kontak, detail gaji, kehadiran, evaluasi performa, dan promosi dari pekerja. Modul ini dapat berintegrasi dengan knowledge management system untuk menyesuaikan kemampuan semua pekerja, karena knowledge management system merupakan sistem teknologi informasi yang menyimpan dan menerima pengetahuan untuk dipahami, kolaborasi, dan process alignment.

Submodul HR :

• Organizational management : menyediakan analisis lengkap dalam struktur organisasi, sehingga perencanaan dan pengembangan dari laporan pekerja
• E-Recruitment : Bisanya akses untuk hiring/mempekerjakan pekerja internal atau calon pekerja eksternal, yang mengakses pada talenta tanpa mempermasalahkan lokasinya
• Time Management : Akses untuk mencatat daftar kehadiran dan ketidakhadiran pekerja, data berisi dari evaluasi kehadiran, absensi, overtime, bonus, dan wages
• Personnel Administration : Mengatur informasi yang bersifat individual bagi masing-masing pekerja.
• Payroll : Mengatur payroll dari pekerja dalam organisasi, yang dapat berintegrasi dengan accounting dan time management. Menyediakan pembayaran setiap pekerja dengan deduksi. Bagian transaksi dapat diatur untuk mengisi data kehadiran berdasarkan yang sudah tercatat dalam payroll, sampai pemasukan overtime.
• Laporan : Berisikan informasi individual pekerja termasuk konsolidasi dari berbagai department lain beserta demografiknya

Modul HR ini juga memiliki fungsi dalam membagi pekerja seperti recruitment, placement, evaluation, compensation, dan employee development. Dapat juga diaplikasikan pada semua jenis organisasi, tanpa pandang besar atau kecil.

Singkatnya modul ini mengatur keseluruhan aspek sumber daya manusia, menjelaskan tingkatan pekerjaan orang tersebut, memastikan akan pemakaian seluruh kemampuan para pekerja termasuk penyediaan program latihan dan, bersifat fokus pada objektif dengan menyediakan metode dan alatnya.

2. Modul Teknikal

Modul teknikal merupakan modul yang memudahkan integrasi modul fungsional dan modul teknikal. Berikut beberapa dari modul teknikal :

• Basic Components: Semua hal terkait pembentukan sistem ERP seperti hardware, software, database, dan networknya. Biasanya sistem ini mengatur akun, keamanan data, dan backupnya
• Security: Pemanfaatan keamanan data melalui alat tertentu sebagai contoh enkripsi dan firewall. Dapat digunakan dengan melacak dan memantau aktivitas pengguna, memberikan otoritas atau akses kepada pengguna tertentu
• Networking & interface: Mengatur aliran data agar pengguna memiliki akses dengan informasi yang dibutuhkan, modul tersebut harus kompatibel dengan hardware-software perusahaan
• Management Information System: Ketersediaan informasi bertarget pada manajer yang berkaitan dengan laporan, database yang akan diatur. Biasanya ketika perlu membuat pilihan dalam menentukan operasi bisnis
• Application Programming: Menyediakan akses untuk mengatur sistem ERP menjadi bersifat kustom sesuai yang diinginkan atau diperlukan dari perusahaan
• Analytic: Secara langsung melakukan data analisis dan membuat laporannya. Dengan ini, pencarian-pemecahan masalah dapat langsung dilaksanakan
• API for external use: Penyediaan data dan aplikasi dapat digunakan untuk kerja sama dengan perusahaan luar.

 

3. Software Suite

Application suite ini merupakan kumpulan dari software tersendiri yang biasanya datang secara paket dan akan memiliki keterkaitan dari kegunaan yang saling mendukung satu software dengan yang lainnya. Beberapa software yang dapat membantu interaksi antar organisasi atau perusahaan :

Supply Chain Management

SCM membantu dalam mencatat, memilih dan merencanakan kebutuhan produksi seperti jenis material, perusahaan yang menyediakan material tersebut, pendapatan material sampai pembuatan produk. Karena tugas pekerja dan manajer dalam supply chain management perlu memastikan keberhasilan kendali proses manufaktur, peningkatan kualitas produk, mengatur koordinasi penerimaan material, pengiriman produk kepada pelanggan, pengurangan dan penghindaran harga yang tidak optimal berkaitan dengan proses bisnis.

Supplier Relationship Management

SRM mengatur interaksi, pendekatan, dan negosiasi dengan penyedia material yang biasanya akan dimudahkan proses quotation beserta proses kontrak. Supplier Relationship management bertujuan untuk membentuk relationship marketing. Sebagai contoh adanya pembatasan resiko supply chain dapat menghindari kesalaha

Customer Relationship Management

CRM mengatur mengenai segala data berkaitan dengan pelanggan contohnya dalam merekam data pelanggan, waktu komunikasi, dan harinya. Modul ini dapat berintegrasi dengan marketing automation: proses sales, order, dan penyiapan data produk pelanggan. Bentuk aktivitas lain dalam CRM yaitu sales-campaign management, marketing encyclopedia, one-to-one marketing dan sebagainya.

Product life-cycle Management

PLM membantu perusahaan dalam mengatur data dan proses yang digunakan untuk desain, teknik pembuatan produk, integrasi desain, process management, manufaktur, penjualan dan yang berkaitan dengan supply chain. Hal ini dapat mempercepat pendapatan material ke market lebih cepat, meningkatkan hasil kualitas produk, dan pemakaian cost yang lebih terkendali

Kesimpulan

---

ERP menyediakan berbagai fitur dari modul-modulnya yang akan membantu efisiensi dan efektivitas dari perusahaan, tetapi jika tidak digunakan dengan baik, sama saja dengan membuang handphone yang baru saja dibeli.
ERP bermanfaat dalam :

• Penyimpanan data secara sentralisasi dan pemberian data yang jelas ketika dibutuhkan sekaligus sifat real-time
• Mengurangi kesalahan data yang dimasukan manual
• Mempercepat proses dengan mengubah beberapa aktivitas dari area fungsional menjadi otomatis
• Membantu saluran pembagian saluran informasi antar departemen, termasuk juga interaksi dengan pelanggan (customer service)
• Penyediaan laporan dan analisis berkaitan 

Jangan khawatir karena persiapan ERP dapat kamu lakukan lebih mudah dengan bantuan dari Fiture. Untuk informasi lebih lanjut kamu dapat langsung menghubungi kami melalui Fiture.

 

SAP ERP modules

• Financial Accounting (FI)
  • General Ledger
  • Accounts Payable
  • Accounts Receivable
  • Contract Accounts Receivable and Payable
  • Banks
  • Fixed Assets
  • Special Purpose Ledger
  • Additional Functions
  • Lease Accounting
  • Travel Management
  • Shared Service Center
• Controlling (CO)
  • Cost Element Accounting
  • Cost Center Accounting
  • Activity-Based-Accounting
  • Internal Orders
  • Product Cost Controlling
  • Profitability Analysis
  • Profit Center Accounting
• Materials Management (MM)
  • Inventory Management
  • Purchasing
  • Material Planning
  • Material Requirement Planning
  • Invoice Verification
  • Vendor Valuation
  • Warehouse Management
• Sales and Distribution (SD)
  • Sales
  • Billing or Invoice generation
  • Bills of Material
  • Shipping and transportation
  • Electronic Data Interchange
  • Sales Information system
  • Credit Control
• Human Capital Management (HCM)
  • Organizational Management
  • Recruitment
  • Training and Event management
  • Wages
  • Personnel Development
  • Payroll
  • Travel Management
  • Personnel Management
  • Time Management
  • Compensation Management
  • Workforce Administration
  • Personnel Administration
• Production Planning (PP)
  • Demand Management
  • Sales and Production Planning
  • Capacity Requirement Planning
  • Material Requirement Planning
  • Bills of material
  • Shop floor control
  • Production Orders
  • Routing
  • Work Center
• Quality Management (QM) Planning
  • Process Inspections
  • General Functions
  • Notifications of Quality
  • Test Equipment
  • Quality Control
  • Quality certifications
• Financial Supply Chain Management (FSCM)
  • Credit Management
  • Cash & Liquidity Management
  • Dispute management
  • Collections Management
  • Payments
  • Treasure and Risk Management
• Project System (PS)
  • Project Preparation
  • Project Planning
  • Project Tracking
  • Project Reporting
  • WBS Elements
  • Project Costs
• Plant Maintenance (PM)
  • Project Maintenance
  • Maintenance planning
  • Predictive Maintenance
  • Preventive Planning
  • Service Management

Oracle ERP modules

Following are the Oracle ERP modules that are important and their functionalities,

• Financial Management
  • Finance and Accounting
  • Billing
  • Revenue Recognition
  • Financial Planning and Reporting
  • Global Accounting
  • Governance, Risk, and Compliance
• Human Capital Management
  • Core HR functionality
  • Payroll
  • Employee Center
  • Analytics
• Order Management
  • Pricing and Promotions
  • Sales Order and Returns Management
• The Production Management
  • Product data management
  • Work order management
  • Planning and scheduling
  • Quality assurance
  • MES
• Warehouse and Order Fulfillment
  • Inbound and outbound logistics
  • Inventory management
  • Warehouse management system
• The Supply Chain Management
  • Planning
  • Execution
  • Collaboration
  • Support
• Procurement
  • Source
  • Pay
  • Purchase

 

Daftar Pustaka

www.erp-information.com/erp-modules.html
https://bizfluent.com/facts-7590588-functions-erp-system.html
Concepts In Enterprise Resource Planning by Ellen Monk & Bret Wagner
https://www.investopedia.com/terms/p/product-life-cycle-management.asp
https://www.techtarget.com/searcherp/definition/supplier-relationship-management-SRM